Energy House.

Problem

W rosnącej firmie faktury przychodzą mailem — i przychodzą do wszystkich. Dostawcy wysyłają je do tej osoby, z którą akurat mają kontakt, więc faktury kosztowe lądują w skrzynkach całego zespołu, w siedmiu różnych. Co miesiąc ktoś — zwykle właściciel — musiał obejść osobę po osobie, ręcznie zebrać wszystkie faktury i złożyć komplet, żeby przekazać go księgowości. Było to wolne, łatwe o pomyłkę i stale zjadało czas właściciela: jedna przeoczona faktura to dziura w księgach.

Co zbudowałem

System, który pilnuje poczty całego zespołu, rozpoznaje faktury niezależnie od tego, gdzie trafią, i zbiera je w jedno miejsce — gotowe dla księgowości, bez konieczności przesyłania czegokolwiek przez kogokolwiek.

• Pilnuje każdej skrzynki — łączy się ze wszystkimi siedmioma skrzynkami zespołu i sprawdza je w ciągu dnia, więc nic nie zależy od tego, czy ktoś pamięta, żeby zareagować.
• Rozpoznaje fakturę — AI czyta każdy mail i jego załączniki PDF, a gdy nie ma załącznika, podąża za linkiem do faktury, po czym ocenia, czy to faktycznie faktura kosztowa, oddzielając prawdziwe faktury od zwykłego szumu w skrzynce. Odczytuje PDF nawet wtedy, gdy to skan lub zdjęcie.
• Wyciąga to, czego potrzebuje księgowość — pobiera numer i datę faktury i celowo pomija faktury wystawione przez samą firmę, tak by trafiały tylko koszty przychodzące.
• Bez duplikatów, nic nie ginie — każda faktura jest sprawdzana względem już zapisanych, więc ta sama nie trafi do rejestru dwa razy, a wszystko, czego system nie jest pewien, trafia do szybkiej weryfikacji przez człowieka, zamiast przepaść.
• Jedno archiwum, jeden rejestr — każda faktura ląduje w Google Drive, uporządkowana według roku i miesiąca, oraz w arkuszu Google — numer, data, plik — który staje się jedną, gotową do wysłania listą dla księgowości.
• Działa samo, bezpiecznie — pracuje według harmonogramu kilka razy dziennie, przetwarza wszystkie skrzynki równolegle, ponawia próby przy potknięciach i kieruje każdy błąd do jednej, centralnej obsługi, więc działa bez nadzoru.

Rezultat

Faktury kosztowe, które kiedyś były rozproszone po siedmiu skrzynkach i co miesiąc zbierane ręcznie, dziś same składają się w jedno uporządkowane archiwum i jeden czysty rejestr, gotowy do wysłania księgowości. Właściciel przestaje ganiać ludzi za dokumenty, nic nie przepada, a koniec miesiąca z polowania zmienia się w proste przekazanie. Zbudowany jako dwanaście połączonych automatyzacji, działa cicho w tle jako część codziennej pracy firmy.